江苏师范大学会计档案管理办法(2014年修订)( 苏师大财〔2014〕8号)

文章作者:  发布时间: 2015-07-06  浏览次数: 217

第一章 总则

  第一条 为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》,结合我校实际,特制定本办法。

第二章 会计档案的内容

  第二条 会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计年度数据备份盘、会计核算系统软件和操作人员的密码等会计核算专业材料,是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。具体包括:

  (一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。

  (二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。

  (三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

  (四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,财政国库集中支付对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

第三章 会计档案的立卷、归档、保管

  第三条 学校每年形成的会计档案,应当由财务部门按照归档要求,负责整理、立卷,装订成册,编制会计档案保管、移交清册。

  (一)财务部门内部应当指定专人保管会计档案,出纳人员不得兼管会计档案。

  (二)会计档案保管员负责会计档案的收集、整理、装订、归卷等工作。每日终了,将当日形成的会计资料收集齐全,锁放于档案柜中,不得散放于桌面等地方;会计档案保管员应准确、齐全、规范填写归档的记账凭单封面日期、起始记账凭证号等信息,将系统整理过的档案按时间顺序依次自左向右、自上而下地排列于档案柜中并妥善保管档案柜钥匙,不得遗失。

  (三)磁性介质会计资料的归档。年度终了,系统管理员将当年账簿、报表等会计电算化资料备份并详细标注,装盒归档。包括:会计年度数据备份盘;同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件;操作人员的密码、操作日志等其他会计资料。会计档案电子资料保管期限与书面资料一致。会计软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改后五年。以电子介质保存的会计资料,根据保管期限,由系统管理员定期复制,且应标识清楚,双份归档,异地存放。

  (四)当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部门会计档案保管员保管一年,期满之后,应当由财务部门编制移交清册,移交校档案馆统一保管。

  (五)移交校档案馆保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案馆应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理,以分清责任。

第四章 会计档案的查阅

  第四条 学校保存的会计档案不得借出。由财务部门保存及暂未移交档案馆的会计档案按以下规定办理查阅:  

  (一)财务部门必须指定专门档案管理人员负责提供会计档案查阅,其他非指定人员一律不得提供各类会计档案查阅查询。凡查阅档案者须说明所查阅内容及用途,档案管理员按照规定程序进行查阅并办理登记手续。

  (二)严格查阅程序和手续。  

  1. 校内教职工查阅本单位会计档案须持本单位查档证明,查档证明须加盖本单位公章并经单位负责人签字同意;  

  2. 校内教职工查阅有关本人的会计档案,须持个人有效身份证件;

  3.校内有关部门出于审计、取证等需要查档,通过档案管理人员或财务负责人指定人员提供查阅;

  4. 校外有关部门出于审计、取证等需要查阅会计档案,须出示单位介绍信及查阅人有效身份证件,并报校办批准后办理查阅手续。

  5. 查阅电子数据,可根据有关规定办理网上查询,或由财务人员办理相关手续后代为查阅。

  如有特殊需要如查阅或复制,需经档案馆或财务部门负责人批准,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、标记、拆封和抽换。

第五章 会计档案的保管期限

  第五条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分3年、5年、10年、15年、25年五类。

  月、季度财务报告保管期限为3年,银行余额调节表、银行对账单保管期限为5年,原始凭证、记账凭证、汇总凭证、总账、明细账、日记账、辅助帐薄、会计移交清册保管期限为15年,年度财务报告(决算)、会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。

  会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

第六章 会计档案的销毁

  第六条 保管期满的会计档案,除本办法第七条规定的情形外,可以按照以下程序销毁:

  (一)由校档案馆会同财务部门提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

  (二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

  (三)销毁会计档案时,应当由校档案馆、财务处、审计处、校纪委、监察处共同派员监销。

  (四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。

  第七条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

  正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。

  第八条 学校对采用电子计算机进行会计核算的财务部门,除了保存电子信息会计资料外,还须打印出的纸质会计档案。

第七章 附则

  第九条 本办法自发布之日起施行,原《徐州师范大学会计档案管理办法》同时废止。

  第十条 本办法由计划财务处负责解释。


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